Gestión eficaz de archivos

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Si manejas mucha información, datos, contenidos o recursos, y no te preocupas de crear un método para guardar, nombrar, gestionar, almacenar y recuperar los distintos archivos, tarde o temprano aparecerán problemas... o incluso el caos: sí, hay ordenadores en mi trabajo a los que se podría aplicar dicho término. Por eso no hace falta ser un frikie del orden y la productividad (aunque algo de eso podamos tener algunos), para estar contento por que el último NOOC del INTEF de esta tandada trate ese tema: la gestión eficaz de la información.

Todos los dispositivos y directorios tienen lo que se denomina un sistema de archivos o ficheros, que viene a ser el conjunto de procedimientos, normas y recomendaciones que regulan y posibilitan el almacenamiento, gestión y recuperación de archivos. Cierto es que según el sistema operativo que usen tendrán unas peculiaridades u otras: en cuanto a estructura, denominación, información proporcionada, cómputo de memoria,... (uno de los motivos por los que a la gente acostumbrada a Windows le cuesta encontrar las cosas, al principio, en Linux o Android). Pero básicamente estos sistemas están formados por:
  1. Archivos: son cada uno de los productos que crea un programa o aplicación. Se identifican por un nombre (referido al contenido), y una extensión (identifica el tipo de archivo, el software necesario para abrirlo,...; unas están asociadas a un programa específico, y otras son universales e independientes del sofware).
  2. Carpetas: son contenedores de archivos que tienen una característica común. El criterio de qué deben contener, o en que forma jerárquica se ordenen, dependerá de los intereses de cada cual.
Con respecto a como nombrar y tratar estos elementos cabe dar algunos consejos:
  • No usar nombres largos, y cuidado con los símbolos y tildes (para los espacios usa guiones medios o bajos).
  • Usa nombres descriptivos, aun buscando la brevedad.
  • Finaliza el nombre indicando la versión/revisión del archivo.
  • Haz una estructura lo más plana posible, con pocos niveles de profundidad.
  • Separa los asuntos personales de los profesionales.
  • Crea una carpeta histórica... y ten siempre copias de seguridad (aunque trabajes en la nube).
También es bueno saber que existen los metadatos, una serie de "datos que describen otros datos", y que se añaden al archivo, normalmente de forma automática (aunque algunos se pueden introducir manualmente), para indicar distintas propiedades, informaciones, etiquetas, etc. Estos pueden ser de gran ayuda para localizar y gestionar el archivo, y más cuando nos ayudamos de las opciones de filtrado que suelen tener la mayor parte de exploradores.

Por tanto, y viendo la mayor parte de equipos de los centros docentes que conozco, especialmente los ordenadores por los que pasan más archivos (por ejemplo los del equipo directivo), o los que se posan más manos en ellos (por ejemplo los de las salas de profesores), considero que los centros deberían fijar unas directrices de gestión de archivos y de almacenamiento de recursos, y formar a sus claustros al respecto. De momento, y como idea inicial, unas pocas pautas para el común de los docentes:


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